Genel Bakış
Aşağıdaki zaman çizelgesi, orta ölçekli (50–300 kişi) bir kurumsal etkinlik için önerilen planlama takvimini göstermektedir. Etkinliğin ölçeğine göre süreleri kısaltabilir veya uzatabilirsiniz.
500+ kişilik etkinlikler için bu takvimi 16 haftaya genişletmeniz, 20 kişilik workshop'lar için ise 6 haftaya daraltmanız uygun olabilir.
12–10 Hafta Önce: Temel Kararlar
Hedef ve Kapsam Belirleme
Etkinliğin amacını, hedef kitlesini ve başarı kriterlerini tanımlayın. Tahmini katılımcı sayısını ve bütçe aralığını belirleyin.
Mekân Araştırması
En az 3–5 mekân alternatifi belirleyin. Kapasite, konum, teknik altyapı ve erişilebilirlik kriterlerini karşılaştırın.
Mekân Onayı ve Bütçe Taslağı
Mekân rezervasyonunu tamamlayın. Detaylı bütçe taslağını hazırlayın ve onay sürecini başlatın.
9–7 Hafta Önce: İçerik ve Tedarik
Program Taslağı
Etkinlik programının ana hatlarını oluşturun. Konuşmacı/moderatör adaylarını belirleyin ve iletişime geçin.
Tedarikçi Seçimi
Yiyecek-içecek, teknik ekipman, dekorasyon ve ulaşım için tedarikçi tekliflerini değerlendirin.
Davet Süreci Başlangıcı
Davet listesini kesinleştirin. Davet metinlerini hazırlayın ve gönderim takvimini planlayın. Davet şablonlarımızdan yararlanabilirsiniz.
6–4 Hafta Önce: Detaylandırma
Program Detaylandırma
Oturum sürelerini, ara zamanlarını ve geçiş planlarını belirleyin. Moderatör brifingi hazırlayın.
Lojistik Planlama
Mekân yerleşim planını çizin. Kayıt masası, yönlendirme ve acil durum planlarını oluşturun. Lojistik rehberimizi inceleyin.
İletişim ve Hatırlatma
Katılımcılara hatırlatma gönderin. RSVP takibini yapın ve kesin katılım sayısını güncelleyin.
3–2 Hafta Önce: Son Hazırlıklar
Teknik Prova Planlaması
AV ekipman listesini kesinleştirin. Teknik prova tarihini ve saatini belirleyin. Ekipman kontrol listesini kullanın.
Son Kontroller
Tüm tedarikçilerle son teyitleri yapın. Basılı materyalleri hazırlayın. Ekip görev dağılımını netleştirin.
Son Hafta: Final Hazırlıkları
Teknik Prova
Mekânda teknik prova gerçekleştirin. Ses, ışık ve sunum sistemlerini test edin. Yedek ekipman kontrolü yapın.
Mekân Kurulumu
Dekorasyon, oturma düzeni ve yönlendirme tabelalarını yerleştirin. Son katılımcı listesini kayıt ekibine iletin.
Etkinlik Günü
- Ekip en az 2 saat önceden mekânda hazır olmalı
- Tüm teknik sistemlerin son kontrolünü yapın
- Kayıt masasını açın ve karşılama ekibini konumlandırın
- Program akışını tüm ekiple paylaşın
- Acil durum iletişim listesini herkesin erişebileceği yerde bulundurun
- Fotoğraf/video kayıt ekibini yönlendirin
Etkinlik günü için bir "komuta merkezi" belirleyin — ekip koordinasyonu, tedarikçi iletişimi ve acil durumlar için tek bir referans noktası.
Etkinlik Sonrası
Etkinlik bitiminden sonraki 1–2 hafta içinde yapılması gerekenler:
- Katılımcılara teşekkür mesajı gönderin
- Geri bildirim anketi paylaşın
- Fotoğraf ve videoları düzenleyip paylaşın
- Bütçe gerçekleşme raporunu hazırlayın
- Ekip değerlendirme toplantısı yapın
- Öğrenilen dersleri belgeleyin
Örnek Zamanlama Şablonu
Bu bölüm yalnızca bilgilendirme amaçlıdır. Aşağıdaki örnek dağılımı kendi ekip planınıza manuel olarak aktarabilirsiniz.
- Etkinlik Tarihi: T günü
- Mekân Onayı: T-10 hafta
- Davet Gönderimi: T-7 hafta
- Teknik Prova: T-3 gün
- RSVP Son Tarih: T-10 gün
- Mekân Kurulumu: T-1 gün